【看護師向け】内定辞退の伝え方は？電話やメール、それぞれのマナーを知りたい！
看護師がやむを得ない事情で内定辞退をする際、病院への連絡方法に迷ってしまう方は多いでしょう。
就職先が遠方の場合は電話やメールで内定辞退を報告せざるを得ませんが、後輩のためにもマナーに沿った伝え方をしなければなりません。
今回は、看護師が内定辞退をする際の伝え方について、電話とメール、それぞれのマナーを解説します。
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看護師の内定辞退はいつまでに伝える？期間や理由は？
内定を辞退する際、内定辞退を告げる時期と内定辞退をする理由に悩む方は多いでしょう。
ここでは、内定辞退を告げるタイミングや理由を解説します。
看護師の内定辞退はいつまでに伝えるべき？
民法627条1項によると、退職にあたる内定辞退は入社の2週間前までに報告すれば問題ないとされています。
しかし、内定通知を受けたということは、すでに病院は入社を前提に準備を進めているはずです。
また、内定辞退をすれば病院は代わりの看護師を新たに採用しなければなりません。
入社の2週間前にいきなり辞退の連絡を入れれば、病院側は大きな負担を負うでしょう。
新卒の場合は、同じ学校から就職する同期や後輩に悪影響が出る可能性もあります。
内定辞退を決めたら、可能な限り早く連絡してください。
なお、内定の決定を受けて承諾の保留をしている場合は、1週間前後で結論を出しましょう。
それ以上態度を曖昧なままにしておくと、催促されることもあります。
ここで内定辞退を告げると相手からの印象も悪くなるので、早めに連絡してくださいね。
内定承諾後の辞退は可能？
内定承諾後の辞退は、企業でいえば学生に内定取り消しをしたのと同じです。
可能ではありますが、大変印象が悪く、一種のマナー違反といっていいでしょう。
やむを得ない理由があればしかたないですが、電話やメールで内定辞退を告げたあとで、詫び状を送るなど、より丁寧な対応をしましょう。
特に、学生の場合は後輩に悪影響を与えないためにも、丁寧な対応が必須です。
内定辞退の理由は？
内定承諾後の急な辞退などでない限り、内定辞退の理由を詳しく説明する必要はありません。
特に、内定承諾を保留にしている場合は、「個人的な事情により」「自身の適性を再度検討した結果」「先に内定をいただいた他院に入職が決まった」など、無難な理由でまとめましょう。
ただし、先方から「今後の参考のために辞退の理由をお聞かせください」と言われた場合は、やや詳しく理由を話してもいいでしょう。
なお、内定承諾後に辞退する場合は、進学や家族の転勤など、やむを得ない理由があって無理に就職するとかえって職場に迷惑をかける可能性がある理由を告げてください。
内定辞退の連絡手段は？電話、メール、手紙？
内定辞退は、本来なら詫び状を書いて送るのが丁寧ですが、昨今の郵便事情を考えると最善の方法とはいえません。
ここでは、内定辞退を伝える手段を解説します。
基本的には電話が優先！電話のマナーは？
内定辞退を告げる場合はスピードが大切です。
したがって、まずは電話で内定辞退を告げ、内定承諾後の辞退の場合は後日詫び状を送るなどしましょう。
電話をかける時間帯は、朝や夕方など病院が忙しい時間帯は避けてください。
午前10～11時、もしくは午後2～3時が望ましいです。
もし、2、3回かけてつながらない場合はメールを送信しましょう。
返信がない場合は、改めて電話をかけてみてください。
内定辞退の電話のポイント
内定辞退の電話のかけ方は、以下のようなやり取りを参考にしてください。
学生であれば学校名と氏名を告げて内定者であることがすぐにわかるようにしましょう。
最初の挨拶：「このたび 内定の連絡をいただいた○○学校の○○と申します。お忙しいところ恐縮ですが、採用担当の○○様はいらっしゃいますか？」
本題：「お忙しいなか、大変失礼します、○○学校の○○と申します。内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、このたびの内定を残念ながら辞退させていただきたく、ご連絡しました。貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、ご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ありません」
先方が「わかりました。残念ですがこれからのご活躍をお祈り申し上げます」などと伝えて、電話を切ってください。
「参考までに、内定辞退の理由をお聞かせ願えますか」と言われた場合は、失礼がない程度に内定辞退の理由を説明しましょう。
内定辞退のメール例文
内定辞退のメールは、以下の例文を参考にして送付してください。
○○病院
人事課 ○○様
お世話になっております。
採用内定のご連絡を頂戴した○○の○○○○です。先ほど何度かお電話をかけさせていただきましたが、ご不在でしたので、取り急ぎメールにて失礼します。
大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
個人的な事情での決断ですが、貴重なお時間をいただいたにもかかわらずご迷惑をおかけする形となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
本来ならば直接お詫びすべきところメールでのご連絡となり、恐縮です。
何卒ご了承くださいますようお願いします。
末筆ながら貴院の益々のご発展をお祈り申し上げます。
氏名
住所：
電話番号：
E-mail：
なお、前述したようにメールは電話がつながらなかった場合の手段です。
宛先は、人事担当者の個人アドレスがわかっている場合はそこに送り、わからない場合は事務当てにしましょう。
大代表当てのメールは行方不明になる可能性もあるので、できるだけ避けましょう。
詫び状(手紙)を送る場合は？
内定承諾後に内定辞退する場合は、電話で伝えたあとで詫び状を送るとより丁寧です。
なお、学校推薦や知人の紹介を経て面接を受けた場合は、紹介してくれた方に影響がないように、詫び状内で事情を説明しましょう。
その際は、学校や知人にも一言お詫びを入れておくと良いでしょう。
例文の組み立て方は以下のとおりです。
- 拝啓
- 時候の挨拶：「貴院もますますご清祥のこととお慶び申し上げます」などの挨拶も入れる
- 本文：内定辞退承諾への感謝を述べるとともに、改めて謝罪の文言を伝え、推薦者がいる場合はその方にもお詫びを伝えたことなども書き添える
- 結びの挨拶：末筆ながら貴院のますますのご発展をお祈り申し上げます
- 敬具
最後に漢数字で日付を入れて、自分の名前、新卒の場合は学校名、担当者の名前を正確に書きましょう。
まとめ：スムーズに内定辞退ができますように
新卒の場合は、複数の病院の採用試験を受けることも珍しくなく、内定辞退は決して珍しくありません。
しかし、内定辞退をすると相手に少なからず迷惑がかかることを承知しておき、可能な限り早く連絡しましょう。
特に、第二志望の試験が先で内定をもらって承諾を保留にしている場合、第一志望に合格した時点で辞退の連絡をいれてください。
丁寧に辞退を申し出ることで、好感度もあがりますよ。
